software de control de visitantes - invisitas plattinux

¿Qué es el software de control de visitantes?

El software de control de visitantes permite el registro digital de información sobre las personas que visitan una empresa. El software también documenta y recopila información sobre el destino de cada visitante en la instalación. Los sistemas de gestión de visitantes hacen que el proceso de registro de visitantes sea más rápido, eficiente, preciso y coherente; también brindan la capacidad de almacenar información de los visitantes en una base de datos.

El uso de software de gestión de visitas aumenta la seguridad de empresas, protegiendo las instalaciones y a los empleados. El sistema se puede acceder vía online desde el computador, en el escritorio de la recepción o se puede implementar en un quiosco o terminal de autoservicio ó auto registro.

Un sistema de control de visitantes, debe contar con las siguientes características:

  • Permitir el acceso y registro de información en tiempo real.
  • Facilitar el check-in y verificación de visitantes / invitados
  • Recopilar y documentar la información de visitantes / invitados
  • Informar de visitantes presentes en un determinado momento
  • Estimar zonas mas visitadas y transitadas por personas foráneas
  • Ubicar los datos de uno ó mas visitantes de inmediato.
  • Tener un historial de visitas realizadas por cada persona.
  • Entre otras relacionadas a los visitantes, visitas y visitados.

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Lo que debe saber sobre un software de gestión de visitantes

El software de control de visitantes rastrea y gestiona a los visitantes que entran y salen de la oficina de una empresa. Estas herramientas están diseñadas para hacer que el proceso de bienvenida, identificación y salida de los visitantes sea más fluido, lo que a su vez puede mejorar la experiencia general del visitante.

Algunas soluciones ofrecen un inicio de sesión automático para los visitantes, otros son administrados por personal de recepción o seguridad, lo cual da la posibilidad de asignar tarjetas identificación o de acceso. El software de gestión de visitantes normalmente tiene la capacidad de notificar al empleado necesario que el visitante ha llegado. Este software también puede documentar y recopilar información específica sobre el paradero de esos visitantes dentro del edificio. En general, estas soluciones están diseñadas para aumentar la seguridad del edificio y proteger sus instalaciones y empleados.

Beneficios clave del software de gestión de visitantes

  • Mejora la seguridad general de una empresa
  • Acelera el proceso de registro con funciones como la capacidad de escanear tarjetas de identificación

¿Por qué utilizar el software de gestión de visitas y visitantes?

El software de gestión de visitantes ofrece una serie de beneficios a sus usuarios, que incluyen, entre otros, los siguientes:

Mayor nivel de Seguridad en oficinas: Una solución de software de gestión de visitantes puede mejorar el sistema de seguridad existente de un edificio. Estas soluciones requieren que todos los visitantes se registren, Lo cual incrementa los niveles de seguridad del recinto, notifica a las partes necesarias cuando alguien entra y sale de la oficina.

Proceso de registro de visitantes simplificado: Ya no es necesario que el personal del edificio revise manualmente tarjetas de identificación o haga una llamadas a la oficina para informarles que ha llegado un visitante. Estas soluciones permiten minimizar el tiempo de registro de personas que han realizado visitas con anterioridad. También pueden hacer notificar al empleado o departamento necesario de que ha llegado su visitante.

Información confiable: El software de gestión de visitantes almacena información sobre los visitantes entrantes y salientes. Si alguna vez hay una emergencia dentro del edificio, las autoridades pueden revisar el software para ver exactamente quién ha visitado la oficina.

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¿Quién usa software para registro de entradas y salidas de visitantes?

El software de control de visitantes puede ser utilizado por cualquier empresa que espere visitas con regularidad. Las siguientes empresas son solo algunas que pueden beneficiarse del software de gestión de visitantes.

Oficinas corporativas: Las empresas suelen albergar varias oficinas ó departamentos. Estas oficinas recibirán visitantes con regularidad, ya sean clientes que vienen a una reunión, candidatos a entrevistas de trabajo ó proveedores. Estas soluciones pueden ayudar a mantener un historial de personas que han visitado y transitado por la empresa.

Oficinas de alto trafico: Algunos recintos públicos o privados para realizar tramites o atención al publico podrán verse muy beneficiados de tener registro y control de todas las personas que han visitado las instalaciones. Empresas publicas o privadas con alto trafico de personas deben mantener por múltiples motivos el registro e historial de sus visitantes.

Escuelas, universidades ó academias: Los centros de aprendizaje generalmente requieren que sus visitantes tengan un registro y bitácora de visitas. El software de gestión de visitantes puede ayudar a gestionar y controlar la asistencia y visitas de muchas personas diarias.

Para conocer sobre mayores y más diversos usos de control de visitantes no dude en contactarnos. Por ser fabricantes de inVisitas, software para la gestión de visitas, tenemos amplia experiencia que con gusto ponemos a su disposición.

Tipos de sistemas de gestión de visitantes

Como todo el software de gestión de visitantes tienen el mismo propósito, los diferentes tipos de soluciones no varían mucho. Los usuarios pueden encontrar dos opciones diferentes en la forma en que se administra este software.

Gestión de visitantes administrada por el personal: estas soluciones son administradas por miembros del personal del edificio. El personal del edificio puede registrar a los visitantes y escanear rápidamente cualquier forma de identificación necesaria. Luego, el personal puede llamar al empleado esperando que el visitante le informe que ha llegado.

Gestión de visitantes de autoservicio: este tipo de software de gestión de visitantes permite que los visitantes inicien sesión ellos mismos. Los visitantes pueden ingresar su información en el dispositivo, y una vez que se envía, el software enviará una notificación al empleado que espera ese visitante.

Funciones del software de gestión de visitas

Las siguientes características se encuentran comúnmente en el software de gestión de visitantes

Gestión e informes de visitantes: esta es posiblemente la característica más valiosa de este tipo de software. Esta función retiene información sobre los visitantes de su oficina, como la hora exacta en que ingresan a la oficina, junto con la duración exacta de la visita. Estos datos se pueden utilizar para rastrear la ubicación precisa de visitantes específicos y crear informes sobre el flujo de visitantes.

Auto check-in: esto permite a los visitantes registrarse ellos mismos, en lugar de tener que registrarse con el personal del edificio. La solución de administración de visitantes generalmente se configura en un quiosco de tableta y requiere que ingresen información como su nombre, correo electrónico y propósito de la visita.

Notificaciones: una vez que un visitante ha sido registrado en el programa, puede realizar notificación al empleado que espera al visitante que ha llegado.

Registro previo: las empresas pueden utilizar este software para registrar previamente a sus invitados. Con estas herramientas, las empresas pueden enviar correos electrónicos a sus visitantes para recopilar la información necesaria antes de su visita.

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